Outlookで受信した問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する

■概要

Outlookで受信する顧客からの問い合わせを、一件ずつ確認してChatworkに手作業でタスク登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、問い合わせ内容からChatworkのタスクを自動で作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した問い合わせをChatworkに手動で登録しているサポート担当者の方
• 問い合わせの対応漏れや遅延を防ぎ、サポート品質の向上を目指しているチームリーダーの方
• 手作業による定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール内容をChatworkに転記する手作業がなくなるため、本来のサポート業務に集中する時間を確保できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定したサポート体制の構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定して、フローの起動条件を定めます。
3. 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を使い、メール本文から問い合わせ内容などの必要情報を取得します。
4. 次に、計算処理機能「日時・日付の加算減算」を利用して、タスクの期限日を自動で算出します。
5. 最後に、Chatworkの「チャットに新しいタスクを追加」アクションで、抽出した内容と期限情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名に含まれるキーワードや、対象のメールフォルダを任意で設定してください。
• AI機能によるデータ抽出では、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出したいのかを任意で設定することが可能です。
• 日時・日付の加算減算設定では、タスクの期限をいつに設定するか（例：受信日から3営業日後など）、変換後の日付形式を任意で設定できます。
• Chatworkへのタスク追加設定では、タスクを作成するルームや、メール本文から抽出した情報をタスク内容にどのように反映させるかを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。