■概要
フォームから送られてくるPDFの内容を確認し、手作業でレポートを作成してメールで共有する業務に手間を感じていませんか。
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、送信されたフォームに添付されたPDFファイルをもとにGeminiが自動でレポートを作成し、Outlookで関係者に送信できるため、これらの課題をスムーズに解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFを基に、手作業でレポートを作成・共有している方
- Geminiなどの生成AIを活用し、日々の資料作成業務を効率化したいと考えている方
- Outlookを使った定型的な報告メールの作成や送信の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からレポート作成、メール共有までが自動化されるため、一連の業務に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gemini、Google スプレッドシート、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、PDFファイルを受け付ける項目などを作成します。
- オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを指定します。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルを基にレポートを生成するよう指示します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Geminiが生成した内容を基にレポート書類を発行します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行したレポートを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する項目は、レポート作成の元となるファイルのアップロード欄など、目的に合わせて任意で設定できます。
- Geminiで生成するテキストのプロンプトは、フォームの回答内容（アップロードしたファイル）を参照しながら、任意の指示文を設定できます。
- Google スプレッドシートで発行する書類のテンプレートには、任意の雛形を使用でき、その雛形の変数部分にGeminiが生成したテキストなどを埋め込めます。
- Outlookで送信するメールは、宛先や件名、本文を任意に設定でき、Geminiが生成した内容などの変数を本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Gemini、Google スプレッドシート、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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