Discordに投稿があったら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する

■概要

Discordでの重要な通知や依頼事項を、都度確認して担当者へ承認依頼を送り、さらにDocuSignで契約書などを送信する作業は、手間がかかり対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定メッセージをトリガーに、担当者への承認依頼からDocuSignでのエンベロープ送信までを自動化し、一連のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordの投稿内容をもとに、手作業で承認依頼を作成している方
• 承認後のDocuSignでのエンベロープ送信に手間を感じている法務・営業担当者の方
• DiscordとDocuSign間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordへの投稿から承認依頼、DocuSignでの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認や情報転記が不要になるため、承認依頼の送り忘れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで投稿内容から必要な情報を取り出します。
4. 次に、オペレーションで手動対応の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、承認者に依頼を送信します。
5. 最後に、承認後のオペレーションとしてDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるDiscordは、SlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更することも可能です。
• AI機能で抽出するデータ項目は、実際の投稿内容や業務フローに合わせて任意で設定してください。
• 担当者へ対応を依頼する際の依頼メッセージの内容や、承認依頼の担当者は自由にカスタマイズが可能です。
• エンベロープを送信するDocuSignは、クラウドサインやGMOサインなどの他の電子契約サービスに変更できます。

■注意事項

• DiscordとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。