DocuSignで契約が完了したら、帳票をDiscordに送信する

■概要

DocuSignでの電子契約は便利ですが、契約完了後に社内への通知や帳票の共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。通知漏れや共有の遅延が発生し、ビジネスのスピードを損なうこともあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了すると同時に、契約書をDiscordの指定チャンネルへ自動で送信し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約完了後、手作業での通知や共有に課題を感じている方
• 契約関連の情報を迅速にチーム内で共有し、業務の透明性を高めたい方
• 契約締結から社内共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了をトリガーに、自動で通知とファイル共有が実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや、誤ったファイル・宛先への送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定し、契約書ファイルをYoom上に取得します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。
• 送信するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップでDocuSignから取得した契約書の情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• DocuSign、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。