Googleフォームで受信した内容の漢字にAIでふりがなを付与し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで受け取ったお申し込みやお問い合わせのお名前、特に珍しい漢字の読み方がわからず、確認に手間がかかることはないでしょうか。また、フォームへの回答があるたびに手動でチームに共有するのは、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが自動で漢字にふりがなを付与し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた回答者の氏名の読み方確認に手間を感じている方
• フォームの回答内容を手動でコピーし、Microsoft Teamsで共有しているチームの方
• 問い合わせや申し込みへの対応速度を上げ、顧客満足度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からふりがな付与、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動での転記や共有作業がなくなることで、名前の読み間違いやチームへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った氏名などの漢字にふりがなを付与するようプロンプトで指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ふりがなが付与された情報を含むメッセージを指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDや、フローを起動する間隔を任意で設定できます。
• AI機能のアクションでは、プロンプトを編集することで、ふりがなを付与する対象のテキストなどを自由に設定できます。
• Microsoft Teamsのアクションでは、通知を送信したいチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。