フォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Dropboxに格納する

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■概要

Webフォームから送られてくる画像ファイルの管理に、手間を感じていませんか。一つ一つダウンロードしてPDFに変換し、特定のフォルダに保存する作業は単純ですが、時間もかかりミスも起こりちです。このワークフローは、フォームが送信されると自動でRPAが起動し、受け取った画像をPDFに変換後、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化するため、こうした手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームで受信した画像ファイルを手作業でPDF変換し、管理している方
RPAやDropboxを活用し、手作業によるファイル管理を自動化したいと考えている方
定型的なファイル変換・保存作業をなくし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信を起点に、RPAによるPDF変換からDropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します。
人の手を介さないため、ファイルの変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、画像ファイルを受け取る項目などを作成します。
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、画像をPDFに変換するWebサイトやツール上での操作を記録します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際にPDF変換を行うWebサイトやツール、またそのサイト内での具体的な操作内容などを任意で設定してください。
Dropboxの「ファイルをアップロード」では、保存先のフォルダやファイル名を指定したり、フォームで受け取った情報をファイル名に含めるなどの設定が可能です。

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691