Outlookで受信した会議内容からAIで議事録を作成し、Chatworkに通知する

■概要

会議が終わるたびに発生する議事録の作成と共有に、手間と時間を取られていませんか。特に、会議の内容を思い出しながら要点をまとめる作業は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが自動で議事録を作成し、指定したChatworkのルームに通知します。議事録作成の初動を自動化し、情報共有のスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとChatworkを使い、会議後の議事録作成に課題を感じている方
• 会議の内容をチームに素早く共有し、業務の透明性を高めたいと考えているマネージャーの方
• AIを活用して定型業務を効率化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーにAIが議事録を自動生成するため、手作業での作成にかかる時間を短縮できます。
• 議事録の作成から共有までが自動化されるため、担当者による品質のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信したメールの内容を基に議事録を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定のルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させるメールを特定するため、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
• Chatworkへの通知設定では、議事録を共有したい特定のルームを任意で指定できます。また、メッセージ本文に「[To:{アカウントID}]」と入力することで、特定のメンバーにメンションを付けて通知することも可能です。

■注意事項

• Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。