Chatworkでメッセージが投稿されたらJootoのチェックリストにアイテムを追加する

■概要

Chatworkでのコミュニケーションは活発でも、そこから発生するタスクをJootoへ手作業で登録するのは手間がかかりませんか？このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、Jootoのチェックリストへ自動でアイテムを追加でき、タスク管理の抜け漏れや二度手間といった課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ChatworkとJootoを日常的に利用し、情報連携に課題を感じている方
• Chatworkのメッセージから発生するタスクを、Jootoで効率的に管理したい方
• 手作業によるタスク登録の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkのメッセージ受信後、手動でJootoにタスクを転記する手間が省け、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、タスク管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの管理画面からChatworkとJootoを連携させます。
2. 次に、トリガーとしてChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を追加し、特定のメッセージ内容の時に後続処理を進めるよう条件を設定します。
4. さらに、オペレーションとしてAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Chatworkのメッセージ本文からJootoに追加したいタスク情報を抽出するようにします。
5. 最後に、オペレーションでJootoの「チェックリストにアイテムを追加」アクションを選択し、抽出した情報や固定値を組み合わせてアイテムが自動で作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、どのようなメッセージ内容の際に後続のAI処理やJootoへのアイテム追加を行うか、その条件を柔軟に設定することが可能です。
• AI機能のテキストからデータを抽出する設定では、ChatworkのメッセージからJootoのアイテム名、担当者、期限といった情報をどのように抽出するか、プロンプトを調整することで精度を高めることができます。
• Jootoのチェックリストにアイテムを追加するアクションでは、Chatworkのメッセージ内容やAI機能で抽出したデータに加え、固定のテキスト情報を組み合わせるなど、アイテムとして登録する内容を細かく設定できます。

■注意事項

• Chatwork、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。