■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるたびに、契約書の作成や関係者への共有を手作業で行っていませんか？この定型業務は、対応漏れや共有ミスが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書の発行からSlack通知までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を効率化したい情報システム・総務担当の方
- 手作業による契約書の作成や共有に手間を感じ、ヒューマンエラーを減らしたい法務担当の方
- Google WorkspaceやSlackを活用し、入社手続き関連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ユーザー登録から契約書発行、Slackでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが自動で開始されるようにします。
- 続いて、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報を基に詳細データを取得します。
- その後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形とユーザー情報を使って契約書を自動作成します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された契約書を指定チャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」では、検索対象とする項目（例：メールアドレス、氏名など）や検索キーワードを任意に設定できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、契約書の元となる雛形書類のIDや、出力するファイル名、書類に差し込む氏名や日付などの情報を柔軟に設定してください。
- Slackの「ファイルを送る」では、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容、ファイルの添付方法などを、実際の運用に合わせて設定できます。
■注意事項
- Google Workspace、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
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