■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度Microsoft Excelにも反映させる作業は手間がかかる上に、更新漏れや転記ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新された際に、特定の条件を満たす情報のみをMicrosoft Excelに自動で更新できます。手作業によるデータ同期の手間とリスクを解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで二重の情報管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 特定のステータスになった情報だけを、別のファイルに効率的に反映させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新だけで、条件に応じてMicrosoft Excelへ自動で情報が反映されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションで、特定の行の情報を更新するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、対象のスプレッドシートとシートを任意で指定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに、後続のオペレーションをどのような条件で実行するかを任意で設定できます。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象のファイルとシートを指定し、更新したいレコードや反映させたい情報を任意で割り当ててください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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