Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した際に、都度Outlookを開いて参加者への案内メールを手作業で送信していませんか？特に送信先がリストで管理されている場合、一人ひとりへの連絡は手間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにして、Google スプレッドシートのリストに基づきOutlookからメールを自動で一括送信することが可能です。定例会議の案内などの手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを使い、会議やイベントの案内を手動で行っている方
- Google スプレッドシートで管理しているリストへのメール一括送信を効率化したい方
- 手作業によるメールの宛先間違いや、重要な連絡の送信漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけでリストのメンバーへメールが自動で一括送信されるため、案内業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや連絡の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して取得したリストのメンバーにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからメールの送信先リストを取得するアクションで、対象となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文には、Googleカレンダーの予定名や日時といった情報や、Google スプレッドシートから取得した氏名などの情報を差し込み、内容を動的に変更することも可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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