Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する

■概要

Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
• Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
• イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。

■注意事項‍

• Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。