■概要
Google スプレッドシートで案件やタスクを管理しているものの、その内容を都度Googleカレンダーに手作業で登録する作業は手間がかかるものではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでAIが内容を読み取ってGoogleカレンダーの予定を自動で更新できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報を、手作業でカレンダー登録している方
- Googleカレンダーへの予定登録ミスや、タスクの反映漏れを防ぎたいチームリーダー
- チーム全体のスケジュール管理を効率化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に予定が自動で更新されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、スプレッドシートの行情報から予定のタイトルや日時などの必要な情報を抽出するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIが抽出した情報を基に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、処理を続行するための条件を任意で設定してください。例えば、特定担当者のタスクのみをカレンダーに登録する、といった設定が可能です。
- AI機能では、スプレッドシートのどの列から、どのような情報を抽出したいのか、指示（プロンプト）内容を自由にカスタムしてください。
- Googleカレンダーの設定では、予定を登録するカレンダーIDを選択し、予定のタイトルや日時、説明欄に、前段のAIが抽出した情報を埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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