■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や議事録、どのように管理していますか。一つひとつファイルを開いて内容を確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、OCRによる文字の読み取りからAIによる内容の要約、Microsoft Excelへのデータ追加までを自動で完結し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取る大量の書類を手作業でMicrosoft Excelに入力している方
- 書類の内容をAIで要約し、効率的にデータベース化したいと考えている方
- OCRとAIを組み合わせた具体的な業務自動化の事例を探しているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- さらに、AI機能の「要約する」アクションを設定し、前のステップで抽出したテキストの内容を要約します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストなどの情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- AI機能では、OCRで文字を読み取る際の抽出項目や、要約する際の指示内容などを目的に応じて自由にカスタムできます。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報（ファイル名やAIによる要約結果など）を記録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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