■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされたタイミングで自動でファイル内の文字情報を読み取ってMicrosoft Excelの指定したシートへ内容を追加できるため、こうした転記作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Excel間における手作業でのデータ転記に課題を感じている方
- 請求書などのPDFや画像ファイルの内容をOCR機能でデータ化し、業務を効率化したい方
- 定型的なデータ入力作業を自動化することで、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル保存をトリガーにOCR処理とMicrosoft Excelへの記録が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名に特定のキーワード（例：「請求書」）が含まれる場合のみ、後続の処理が実行されるよう設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、処理対象としたいファイル名に含まれるキーワード（例：「請求書」や「発注書」など）を任意に設定することが可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：会社名、日付、金額など）を自由に指定でき、読み取りに利用するAIモデルや言語も選択できます。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、記録したいファイルやワークシートを任意で選択し、各セルにOCRで読み取った値や固定のテキストを埋め込むなど自由に設定できます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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