Googleフォームの回答内容をもとにテキストを生成してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を整形・要約し、自動でMicrosoft Excelにデータを追加するため、転記作業の手間や入力ミスをなくし、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた回答をMicrosoft Excelへ手作業で転記しているご担当者の方
• フォームの自由記述欄の内容をAIで要約し、効率的に内容を把握したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化することで、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からAIによるテキスト生成、Excelへの追加までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での転記や内容のまとめ作業がなくなることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、フォームの回答内容を元にしたテキスト生成の指示を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストなどを指定の列に追加するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを任意に設定可能です。例えば、フォームの回答内容を要約したり、問い合わせに対する返信文案を作成するなど、目的に応じたテキストを生成できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」では、AIが生成したテキストやフォームの回答データを、Excelシートのどの列に追加するかを任意に設定できます。また、固定のテキストを追加することも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133