■概要
Slackでの指示をもとに、Google Driveのファイル名を一つひとつ手作業で変更していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、打ち間違いといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにメッセージを投稿するだけで、Google Driveの指定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。面倒なファイル管理業務から解放され、作業の正確性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackからの指示でGoogle Driveのファイル名を都度手作業で変更している方
- 大量のファイルを管理しており、ファイル名の一括変更を効率化したいと考えている方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿を起点にファイル名変更が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定し、ファイル名変更の指示となるSlack上のメッセージを検知します。
- 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、変更前後のファイル名リストなどを取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得したファイルリストの数だけ処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、リストに基づいてファイル名を一つずつ変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackをトリガーに設定する際、フローボットを起動させるきっかけとなるチャンネルやメッセージの内容を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、ファイル名の一覧が記載されているシートやセルの範囲などを、実際の運用に合わせて設定できます。
- Google Driveのアクションでは、ファイル名を一括変更したいファイルが格納されているフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能のコマンドオペレーションは、どの範囲の処理を繰り返し実行するかなど、条件を柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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