■概要
Zoom会議後の録画データの文字起こしやPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業は、手間と時間がかかることが多いのではないでしょうか。また、これらの手作業による処理では、情報の整理や共有に遅れが生じたり、ヒューマンエラーが発生したりする可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、特定のZoom会議が終了したタイミングで、音声の文字起こし、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存までを一気通貫で実行でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成や内容の共有に多くの時間を費やしている方
- 会議後の定型的な事務作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいマネージャーの方
- Zoom、Googleドキュメント、Boxを日常的に利用し、データ連携の効率化を模索している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画ファイルの取得から文字起こし、PDF化、Boxへの保存までの一連のプロセスを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの転記ミスや、ファイルの保存場所の間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、およびBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議終了を自動化の起点とします。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、必要に応じて特定の条件に合致した場合のみ後続処理を実行するようにします。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画情報を特定します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画音声ファイルを取得します。
- 取得した音声データは、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを利用してテキストデータへ変換します。
- その後、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを選択し、文字起こしされたテキストデータを用いて指定のフォーマットで書類を作成します（この機能でPDFとしての発行も想定）。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動的に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Zoomミーティングのレコーディング情報など、前段階で取得した情報（例えば会議名やIDなど）を基に、任意の条件を指定して後続のオペレーションを特定の会議のみに実行させるといった制御が可能です。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント利用時）では、あらかじめ用意した任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、文字起こししたテキストデータや会議情報といった前段階で取得した各種情報を、雛形内の任意の箇所に変数として設定し、動的に挿入することが可能です。
- Boxへのファイルアップロードのオペレーションでは、作成された議事録PDFなどのファイルを保存するBox内のフォルダを任意で設定できますので、プロジェクトごとや日付ごとなど、任意のルールで整理・格納することが可能です。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン、ミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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