■概要
Outlookでのメール確認とMicrosoft Excelへの情報転記は、日常業務で頻繁に発生しつつも、手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容を、AI機能で必要な情報に整理した上でMicrosoft Excelへ自動でレコード追加でき、手作業による入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務効率の向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメール処理に時間を要し、コア業務に集中できないと感じている方
- 受信したOutlookのメール情報をMicrosoft Excelへ手作業で転記・管理している方
- メールからのデータ抽出と転記作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信する度にMicrosoft Excelへ手動で情報を転記していた時間を自動化によって短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookおよびMicrosoft ExcelをYoomに連携します。
- 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、自動化を開始する条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップでAI機能が生成した情報を指定のファイルとシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、自動化の対象とするメールのフォルダを任意で指定できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール内容から情報を抽出・整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、レコードを追加する先のファイルとシートを任意で指定し、各項目にどの情報（前段階で取得した情報や固定値）を割り当てるか柔軟に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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