Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などの書類について、その都度内容を確認し関係者へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業による確認や連絡は、対応漏れや遅延を引き起こす可能性があり、業務上のリスクになりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookで担当者へ即座に通知するため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで受領する請求書や契約書の確認・通知業務に手間を感じている管理部門の方
• OCRを活用して書類のテキスト情報を抽出し、業務に活かしたいと考えているDX推進担当者の方
• Outlookでの定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動で内容を読み取りOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します。
• 手作業による書類の見落としや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ任意で設定できます。
• メールの件名や本文には、OCR機能で読み取ったファイル名やテキスト情報などを変数として埋め込むことで、より具体的な内容の通知が可能です。
• メール本文には、定型的な挨拶文やご自身の署名などを自由に追加して、普段利用しているフォーマットで通知を送るように設定できます。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。