Boxにファイルが格納されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する

■概要

Boxに新しい資料やファイルが格納されるたびに、関係者リストを確認して都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイル格納をきっかけに、Google スプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納したファイルを、手作業でOutlookを使い関係者に共有している方
• Google スプレッドシートで管理するリストへ、定期的に一括メールを送りたい方
• チーム内の情報共有を自動化し、共有漏れや遅延をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが格納されると、Outlookでのメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるメール作成や宛先設定がなくなるため、送信先の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダにファイルがアップロードされたら」といったアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションでBoxの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したリストの宛先にBoxのファイル情報を含めたメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーでは、どのフォルダにファイルが追加された際にフローを起動させるかを設定するため、コンテンツIDを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、参照するファイルやシート、送信先リストが記載されている列を任意で設定できます。
• Outlookのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。