BoxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでDWGに変換してOutlookで送信する

■概要

設計図などのPDFファイルをDWG形式へ変換する際、オンラインツールを使用してもファイルのアップロードやダウンロード、メールへの添付といった手作業が多く、手間だと感じていませんか。このワークフローは、オンラインでPDFをDWGに変換する方法を自動化し、業務効率を改善します。Boxの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされるだけで、RPAがオンラインツールを操作してDWGに変換し、指定の宛先にOutlookで自動送信するため、面倒な繰り返し作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインでPDFをDWGに変換する方法を模索し、手作業の多さに課題を感じている方
• Boxで設計データなどのファイルを管理し、Outlookを用いて関係者と共有している方
• ファイル変換や共有における手作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、変換からOutlookでの共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります
• 手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れ、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを取得します
4. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたPDFをDWGファイルに変換します
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを用いて、ファイル名を任意のルールに沿って変更します
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のDWGファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、アクセス先のオンライン変換サイトや、サイト上での一連の操作を自由にカスタマイズすることが可能です
• データ変換機能のアクションを用いることで、変換後のファイル名を固定の文字列や日付など、任意の命名規則に沿って変更できます
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できるほか、本文に固定の文章や前段で取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。