Outlookで受信した特定のメール内容をMicrosoft Teamsに自動転送する

■概要

Outlookに届く重要なメールを関係者に共有する際、手作業での転送やコピー＆ペーストは手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致したメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できるため、こうした課題を解消し、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く重要なメールを、Microsoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業によるメールの転送やコピー＆ペーストに、時間や手間を感じている方
• チーム内の情報共有の漏れや遅延をなくし、コミュニケーションを円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信すると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での転送にかかっていた時間を短縮することができます。
• 人の手による共有作業が不要になるため、転送漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元など、通知したいメールの条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているOutlookは、Gmailなど他のメールアプリに変更してワークフローを構築することも可能です。
• 分岐機能では、メールの件名や送信元アドレス、本文に含まれるキーワードなど、ユーザーの用途に応じて柔軟に条件を設定できます。
• 通知先として設定しているMicrosoft Teamsは、SlackやChatworkなど、普段お使いの他のチャットツールに変更することも可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。