Outlookで受信した特定のメール内容をMicrosoft Teamsに自動転送する
Outlookで受信した特定のメール内容をMicrosoft Teamsに自動転送する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なメールをチームへ共有する際、手作業での転送に手間を感じたり、共有漏れが発生したりすることはないでしょうか。特に、顧客からの問い合わせやシステムアラートなど、迅速な対応が求められるメールの見落としは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ転送し、情報共有の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのメールをMicrosoft Teamsで共有しており、手作業での転送を自動化したいと考えている方
- 顧客からの問い合わせなど、重要なメールのチームへの共有漏れや対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型的な情報共有にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで自動でMicrosoft Teamsに情報が共有されるため、手作業による転送の手間を削減できます。
- 定型的なルールで自動処理されるため、人為的な共有漏れや転送ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定したチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを受信したら」の設定で、フローボットを起動させたい任意のメールフォルダIDを設定してください。
- 分岐オペレーションでは、件名や送信元アドレスなど、メッセージを転送したいメールの条件を任意に設定してください。
- Microsoft Teamsにメッセージを送る設定では、通知先のチャネルや送信するメッセージの内容を任意にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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