Microsoft Teamsのメッセージからデータを抽出し、ChatGPTで自動翻訳して返信する

■概要

海外拠点や外国籍のメンバーとMicrosoft Teamsでやり取りする際、メッセージの翻訳や返信作成に手間や時間を要していませんか。また、急いでいる時の誤訳やニュアンスの違いがコミュニケーションの齟齬に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動で抽出してChatGPTが翻訳から返信文の作成までを行うため、言語の壁を感じさせない円滑なコミュニケーションを自動で実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで海外の顧客や拠点と頻繁にやり取りをされる方
• 外国籍のメンバーと、より円滑なコミュニケーションを図りたいチームリーダー
• 手作業での翻訳や返信作成の時間を削減し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを検知して自動で翻訳と返信を行うため、これまで手作業で行っていた翻訳や文章作成の時間を短縮することができます。
• 手作業による翻訳の抜け漏れや誤訳、返信内容の品質のばらつきといったリスクを軽減し、安定したコミュニケーションの実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出した内容を元に翻訳、および返信文を作成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを特定のチャネルに返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メッセージからどの部分を抽出するかといった項目や、後続のChatGPTへの指示内容を任意に設定できます。
• ChatGPTにテキスト生成を依頼する際、「日本語に翻訳してください」といった指示内容や、署名などの固定値を設定したり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを返信するチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定値や変数を組み合わせて、柔軟なメッセージを作成することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。