Google Chatで特定の投稿があったら、Google スプレッドシートでシートをコピーする

■概要

Google Chatでの特定の連絡や報告を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピーし管理するのは、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、その作業負荷は決して小さくありません。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをトリガーとして、Google スプレッドシートのシートコピーや情報追記を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの投稿内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 特定の報告や依頼をGoogle Chatで受け付け、Google スプレッドシートでタスク管理をしているチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えているビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの特定投稿後、Google スプレッドシートへのシートコピーやデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、特定の語句が含まれるメッセージのみを処理対象とするよう条件を設定します。
4. 続いて、AI機能を活用し、メッセージ本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
5. 次に、Google スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションで指定したシートを複製します。
6. さらに、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を適切なものに変更します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を新しいシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を受け取るスペースを任意で指定、または変更することが可能です。
• 分岐条件は、処理対象とするメッセージを特定するためのキーワードや条件を、業務内容に合わせて自由に設定、カスタムできます。
• AIによるテキスト抽出オペレーションでは、抽出対象とするデータの種類や文字数の上限などを、必要に応じて調整、カスタムすることが可能です。

■注意事項‍

• Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。