Google Chatで特定の投稿があったら、Google スプレッドシートでシートをコピーする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Google Chat

を自動連携できます。

■概要

Google Chatでの日々の報告や依頼内容は、情報が流れてしまいがちで、後から確認したり管理したりするのに手間がかかることはありませんか。特に、報告のたびにGoogle スプレッドシートのテンプレートをコピーして手入力で転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをきっかけに、Google スプレッドシートのシートコピーから情報転記までを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Chatで受けた報告をGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業に手間を感じている方
定型的な報告フォーマットを利用しており、シートのコピーや作成を自動化したいと考えている方
Google ChatとGoogle スプレッドシート間の情報連携を効率化し、手作業をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

Google Chatへの投稿をトリガーに、シートのコピーと情報転記が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
手作業によるコピー＆ペーストのミスや、情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

はじめに、お使いのGoogle Chat、Google スプレッドシートのアカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するように条件を指定します。
続いて、オペレーションのAI機能で、メッセージ本文から報告者や内容などの必要なデータを抽出します。
次に、Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートシートを複製します。
「シート名を更新する」アクションで、コピーしたシートの名前を日付や報告者名などに変更します。
最後に、「レコードを追加する」アクションで、AIが抽出したデータを指定のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの各アクション（シートのコピー、シート名の更新、レコードの追加）で、対象としたい任意のスプレッドシートIDを設定してください。
Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションでは、コピー元となるテンプレートシートのタブ名を任意で設定してください。
Google Chatのトリガーでは、監視対象としたいスペースを任意で設定してください。
AI機能では、メッセージから抽出したいデータ項目（例：報告者、日付、プロジェクト名など）をプロンプトで任意に指定してください。

■注意事項

Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。