Microsoft Teamsで送信された特定のメッセージからデータを抽出し、Notionのタスク管理用データベースに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの指示や依頼を、都度Notionに転記してタスク管理するのは手間がかかる作業であり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメッセージからAIが内容を自動で抽出し、Notionのデータベースへタスクとして追加できます。これにより、タスク登録の手間を省き、依頼の見落としを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで業務依頼を受け、Notionでタスクを手動で管理している方
• チームのタスク依頼をMicrosoft Teamsで行い、管理を効率化したいチームリーダーの方
• 手作業による情報転記をなくし、タスク生成の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを確認し、手動でNotionに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやタスク登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定し、チャネルを指定して、メッセージを取得します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したメッセージが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAIの「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを元にNotionのデータベースへ新しいタスクを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐のオペレーションでは、どのようなメッセージをタスク化の対象とするか、キーワードなどの条件を任意に設定できます。
• AIのオペレーションでは、メッセージから抽出したい項目や抽出条件、プロンプトなどを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。