■概要
Asanaでプロジェクトのタスクが更新されるたびに、関連するGoogle スプレッドシートの情報を手作業で修正するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に複数のプロジェクトや多くのデータ項目を扱っている場合、その負担は少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトが更新された際に、Google スプレッドシートの関連データを自動で更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- プロジェクトの進捗と関連データを常に最新の状態で同期させ、情報共有を円滑にしたい方
- 手作業によるデータ更新のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク更新と連動してGoogle スプレッドシートのデータが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや更新のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と信頼性の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視するプロジェクトを指定します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を選択し、「コマンドオペレーション」を設定することで、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させることが可能です。
- 最後に、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、Asanaの更新内容に基づき、Google スプレッドシートの該当するデータを自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、例えばタスクのステータスや担当者など、どのような条件でGoogle スプレッドシートの更新処理を行うか、分岐条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のレコードを特定するための条件（例：タスクIDに一致する行など）や、更新するセルの値（例：タスクの進捗状況や完了日など）を任意で設定してください。
■注意事項
- AsanaとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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