■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込情報をGoogle スプレッドシートに転記する際、手作業による手間や文字化け、入力ミスにお悩みではないでしょうか。特に、多様な回答が寄せられるフォームでは、データ整理に多くの時間を要することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AI機能がテキストを適切に処理し、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加するため、データ入力の正確性を保ちながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力による転記作業の負担を軽減したい方
- フォームの回答データに含まれる特殊文字などの処理や、文字コードの違いによる文字化けを未然に防ぎたい方
- データの整合性を保ちつつ、フォームからの情報収集とデータベースへの蓄積を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AI機能がテキストを処理し、自動でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるため、手作業での転記や文字コード調整にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや、文字コードの解釈違いによる情報の欠損といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。このステップで、Googleフォームから受け取った回答内容を元に、文字コードの問題を考慮したテキスト処理や、必要な情報抽出などを行うようプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップでAI機能によって処理・生成されたテキストデータを指定のGoogle スプレッドシートの新しい行に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定において、自動化の対象としたい特定のフォームIDを任意で設定できます。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームのみをこのワークフローの対象とすることが可能です。
- AI機能を用いた「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから取得した回答の各項目（アウトプット）を活用して、プロンプトを自由にカスタマイズできます。例えば、特定の形式へのデータ変換、不要な記号の除去、特定の文字エンコーディングを意識した指示出しなど、具体的なニーズに応じたテキスト処理が実現できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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