Googleカレンダーで予定が削除されたら、Gmailで通知する

■概要

チームや部署で共有しているGoogleカレンダーで誰かが知らないうちに予定を削除してしまい、重要な会議の機会を逃してしまった経験はありませんか？
手動で変更履歴を確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が削除された際に指定した宛先にGmailで自動通知を送るため、こうした課題を解消しスケジュール管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数人でGoogleカレンダーを共有し、予定の変更や削除を確実に把握したい方
• 予定の削除によるダブルブッキングや、取引先との調整漏れを防ぎたい営業担当者
• チーム内のスケジュール管理を効率化し、情報共有の遅延をなくしたいマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーで予定が削除されると自動で通知が届くため、手動で変更履歴を確認する手間や時間を削減することができます。
• 重要な予定の削除を見落とすことがなくなり、会議の欠席や関係者への連絡遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が削除されたら」というアクションで監視したいカレンダーを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定することが可能です。個人だけでなく、関係者が含まれるメーリングリストなどを指定することもできます。
• 通知メールの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した「削除された予定のタイトル」や「開始・終了時間」などの情報を変数として埋め込むことができ、より具体的な内容を通知できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。