フォームから送信された回答をGoogle スプレッドシートに追加後、Google Apps Scriptを実行し別のシートに特定のデータをコピーする

■概要

フォームから送信された多くの回答を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートに手作業で入力後、さらにGoogle Apps Scriptを実行してデータを処理するのは、時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、手入力による転記ミスや、スクリプトの実行漏れは業務の正確性にも影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで、その回答内容を自動的にGoogle スプレッドシートへ追加し、続けて設定したGoogle Apps Scriptを実行して特定のデータを別のシートにコピーするまでの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、Google Apps Scriptを実行している方
• Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを用いた定型的なデータ処理作業を効率化したい方
• データ入力や転記作業の時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答のGoogle スプレッドシートへの自動追加と、その後のGoogle Apps Scriptの自動実行により、これまで手作業で行っていたデータ処理時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、Google Apps Scriptの実行忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートおよびGoogle Apps ScriptをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから送信された回答内容を指定したスプレッドシートの特定のシートに追加します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定し、前段階でスプレッドシートに追加された情報などを活用して、特定のスクリプトを実行し、例えばデータを別のシートにコピーします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、後続のGoogle スプレッドシートへのデータ追加に利用する項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを追加するスプレッドシートID、シート名、そしてフォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に対応付ける（マッピングする）かを自由に設定できます。
• Google Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションでは、実行対象となるスクリプトのURLを指定し、フォームの回答内容や前段階のGoogle スプレッドシートの処理で得られた情報を変数として、スクリプトに渡すパラメータ（引数）に設定することが可能です。また、固定値をパラメータとして設定することもできます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。