■概要
フォームから送信された多くの回答を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートに手作業で入力後、さらにGoogle Apps Scriptを実行してデータを処理するのは、時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、手入力による転記ミスや、スクリプトの実行漏れは業務の正確性にも影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで、その回答内容を自動的にGoogle スプレッドシートへ追加し、続けて設定したGoogle Apps Scriptを実行して特定のデータを別のシートにコピーするまでの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、Google Apps Scriptを実行している方
- Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを用いた定型的なデータ処理作業を効率化したい方
- データ入力や転記作業の時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答のGoogle スプレッドシートへの自動追加と、その後のGoogle Apps Scriptの自動実行により、これまで手作業で行っていたデータ処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、Google Apps Scriptの実行忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートおよびGoogle Apps ScriptをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから送信された回答内容を指定したスプレッドシートの特定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定し、前段階でスプレッドシートに追加された情報などを活用して、特定のスクリプトを実行し、例えばデータを別のシートにコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、後続のGoogle スプレッドシートへのデータ追加に利用する項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを追加するスプレッドシートID、シート名、そしてフォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に対応付ける（マッピングする）かを自由に設定できます。
- Google Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションでは、実行対象となるスクリプトのURLを指定し、フォームの回答内容や前段階のGoogle スプレッドシートの処理で得られた情報を変数として、スクリプトに渡すパラメータ（引数）に設定することが可能です。また、固定値をパラメータとして設定することもできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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