Microsoft Teamsに投稿されたタスク情報をGoogleドキュメントに追加してメールを送信する

■概要

Microsoft Teamsでのタスク依頼や情報共有は便利ですが、その内容を議事録やタスクリストとしてGoogleドキュメントなどに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーにAIが内容を抽出し、Googleドキュメントへの追記とメール通知までを自動で完結させるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
• タスクの依頼や議事録の共有漏れを防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダー
• 日々の定型的な情報整理業務を効率化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿からドキュメントへの転記、メール通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での転記に伴う情報の記載漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿内容からタスクなどの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出した情報を任意のドキュメントに追記します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者にタスクが追加された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能では、Microsoft Teamsの投稿から抽出したい項目（例：タスク内容、担当者、期日など）や、抽出のための指示内容を任意に設定することが可能です。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、AIによる抽出結果だけでなく、固定の文言を追加したり、投稿者の名前など前段で取得した値を変数として埋め込むこともできます。
• メール通知は、通知先アドレスを任意に設定できるほか、件名や本文に固定の文言や抽出したタスク内容を変数として組み込み、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。