Google Chatで特定のボットにメンション付きのメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートをリアルタイムで更新する

■概要

Google Chatで特定のボットにメンション付きメッセージが送信されるたびに、内容を確認してGoogle スプレッドシートに手動で転記する作業は、手間がかかりますよね。
他の業務を圧迫するだけでなく、急ぎの連絡を見落としたり、転記ミスが発生したりする可能性も懸念されます。
このワークフローを活用すれば、Google Chatのメンション付きメッセージをトリガーに、Google スプレッドシートへの情報更新を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatでのコミュニケーションとGoogle スプレッドシートでの情報管理を連携させたいと考えている方
• 特定のボットへのメンション付きメッセージの内容を、リアルタイムでGoogle スプレッドシートに記録したいチーム
• 手作業による情報転記の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatで特定のボットにメンション付きメッセージが送信されると、自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• 手動での情報転記に伴う入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google スプレッドシートのデータの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「ボットにメンション付きのメッセージを送信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ内容から必要な情報を取り出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータで該当するスプレッドシートの情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する分岐条件は、メッセージの内容や送信者など、業務要件に応じて任意で指定してください。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際には、抽出対象となるメッセージ内のテキスト部分、抽出したい具体的な項目（例：日付、担当者名、案件名など）、そしてどのような指示内容で抽出するかを、ご利用の状況に合わせて設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、まずYoomと連携したGoogle スプレッドシートのファイルおよびシートを指定し、次に更新対象としたいレコードを特定するための条件（例：特定のIDと一致する行など）と、更新後の各列の値を柔軟にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336