Microsoft Teamsで会議予定が送信されたら、AIでデータを抽出しGoogleカレンダーで予定を作成する

■概要

Microsoft Teamsで共有される会議の連絡を、都度Googleカレンダーへ手作業で登録するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に会議情報が多い場合、転記ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへのメッセージ送信をトリガーに、AIが自動で情報を抽出しGoogleカレンダーへ予定を作成するため、こうした課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの会議連絡をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
• 会議情報の転記作業における入力ミスや漏れを減らしたいと考えている方
• AIを活用した業務自動化に関心があり、日々の定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージからAIが会議情報を抽出し、自動でGoogleカレンダーに予定を作成するため、手作業による登録時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、会議の日時や内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容から会議情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションで、通知を受け取りたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能のオペレーションでは、抽出するテキストの文字数に応じて変換タイプを設定し、抽出対象となるテキスト、抽出したい項目、そしてAIへの指示内容を任意で設定してください。
• Googleカレンダーのオペレーションでは、「予定を作成」アクションで、予定を登録するカレンダーID、予定のタイトル、開始日時、終了日時などを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。