Microsoft Teamsで会議予定が送信されたら、AIでデータを抽出・翻訳しGoogle カレンダーで予定を作成する

■概要

Microsoft Teamsで海外拠点や多言語のメンバーから会議の連絡を受ける際、内容の把握や翻訳、そしてGoogle カレンダーへの手動登録に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのメッセージ受信をトリガーに、AIが自動で会議情報を抽出します。
その後、抽出結果を翻訳し、Google カレンダーへ予定を登録するため、業務の精度向上が期待できそうです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの会議招集とGoogle カレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
• 海外との会議が多く、メッセージの翻訳と予定登録に時間を要している方
• 会議予定の登録漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージからAIが会議情報を自動で抽出し、翻訳してGoogle カレンダーへ登録するため、手作業の時間を短縮できます。
• 人手による情報抽出や翻訳、カレンダー入力時の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメッセージから会議の日時、件名、参加者などの情報を抽出します。
4. 次のオペレーションで「翻訳する」アクションを設定し、抽出した情報を指定の言語へ翻訳します。
5. 最後に、Google カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出・翻訳された情報をもとにカレンダーへ自動で予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのAI機能である「テキストからデータを抽出する」オペレーションを設定する際、抽出の精度や内容を細かく調整することが可能です。具体的には、Microsoft Teamsから取得したメッセージ本文を変数としてプロンプトに埋め込み、抽出したい項目を明確に指定したり、特定のフォーマットで情報を整理するよう指示を工夫したりできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。