Asanaでタスクが更新されたら、翻訳してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

多言語でのコミュニケーションが必要なプロジェクトにおいて、Asanaのタスク更新情報を手作業で翻訳し、Microsoft Teamsへ通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に更新頻度が高い場合、情報の見落としや翻訳の遅れが業務のボトルネックになることもあります。 このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが更新された際に自動で内容を翻訳し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを利用し、タスクの進捗を多言語で共有しているチームの方
• 海外拠点や外国籍のメンバーと連携して業務を進めているプロジェクトマネージャーの方
• タスク更新の翻訳や通知作業の自動化で、業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスク更新から翻訳、Microsoft Teamsへの通知までを自動化し、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手動での翻訳作業や通知作業が不要になるため、翻訳ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、タスクが「作成」されたか「更新」されたかを判別する条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでAIを選択し、「翻訳する」アクションでAsanaのタスク情報を指定の言語へ翻訳するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、翻訳されたタスク情報を指定のチャネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件は、タスクの「作成」時のみ、または「更新」時のみに処理を分けるなど、運用に合わせて柔軟にカスタムできます。
• AIによる翻訳設定では、翻訳対象の言語や翻訳するテキストの長さ、特定の情報を抽出して翻訳するといった条件を詳細にカスタムできます。
• Microsoft Teamsへのメッセージ送信設定では、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストを加えたり、前のステップで取得したタスク名や翻訳結果を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。