Microsoft Teamsで会議メモや議事録が投稿されたら、kintoneに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの会議メモや議事録の共有は迅速な情報伝達に繋がりますが、その内容をkintoneなどのデータベースに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿された際、自動でkintoneに情報が追加されるようになります。これにより手作業の課題をスムーズに解消し、情報共有の効率化と確実性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有された会議情報をkintoneへ手動で転記している方
• 会議メモや議事録のkintoneへの登録漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• Microsoft Teamsとkintoneを活用し、情報共有の効率を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、手作業での転記時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、kintoneへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し「チャネルにメッセージが送信されたら」というトリガーアクションを設定します。この際、対象となるチームやチャネルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsから受け取ったメッセージ内容（投稿者、投稿日時、メッセージ本文など）を、kintoneのどのアプリのどのフィールドに登録するかを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチーム及びチャネルを任意で設定してください。特定のキーワードを含むメッセージのみを対象にするなどの条件追加も可能です。
• kintoneのオペレーション設定では、情報を追加するkintoneアプリや、Microsoft Teamsのメッセージからどの情報をkintoneのどのフィールドに連携するかを、ユーザーの運用に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。