Microsoft Teamsで特定の会議メモや議事録が投稿されたら、kintoneに追加する

■概要

Microsoft Teamsで共有された会議のメモや議事録を、都度kintoneに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でkintoneのレコードとして追加するため、情報共有の効率化と迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとkintoneで議事録や会議メモの管理を行っている方
• 手作業による情報の転記に時間がかかり、本来の業務を圧迫している方
• 情報の登録漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、手作業での転記作業にかかる時間を削減できます。
• 手動でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、kintoneに登録したいメッセージの条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致したメッセージの内容をkintoneアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットが新しいメッセージを確認する実行間隔を任意で設定してください。
• 分岐条件の設定では、「#議事録」などの特定のハッシュタグやキーワードを含むメッセージのみをkintoneに登録するなど、運用に合わせて条件を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。