Microsoft Teamsで会議メモや議事録が投稿されたら、要約してkintoneに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの会議後、議事録やメモがチャネルに投稿されても、その内容を都度確認し、kintoneに転記する作業は手間がかかります。また、多くの会議があると重要な情報が埋もれがちになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議メモをAIが自動で要約し、その結果をkintoneにレコードとして追加するため、情報共有と管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとkintoneで会議情報を管理しているチームリーダーの方
• 会議の議事録や決定事項を、手作業でkintoneに転記している担当者の方
• 会議後の情報共有プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿からkintoneへの記録までが自動化され、議事録の転記や要約にかかっていた時間を削減することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでTeamsの投稿内容を要約します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された内容を指定のアプリに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーで、チャネルのメッセージを検知するポーリング（起動）間隔を任意で設定してください。
• AIによる要約では、出力したい文字数や言語、箇条書きなどの形式を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。