■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る業務は、ファイルの管理や整理に手間がかかることがあります。特に、それらを手作業で1つにまとめ、特定のストレージへ格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropbox内の指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取る複数のPDFファイルの結合と整理に時間を要している業務担当者の方
- Dropboxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- PDFファイルの結合漏れやファイル名の誤り、格納忘れなどのミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDFファイルの結合、Dropboxへの自動格納まで一貫して処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの取り扱いで発生しがちな、結合ミスやファイル名の誤記、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。このフォームには、PDFファイルをアップロードするための項目や、その他必要な情報を入力する項目を設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「データ変換機能」の中にある「PDFファイルを結合する」アクションを選択し、フォームトリガーで受け取った複数のPDFファイルを1つにまとめるよう設定します。
- 最後に、別のオペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを選択し、前段で結合されたPDFファイルをDropbox内の指定したフォルダに自動でアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルのアップロード項目に加えて、ファイル名に使用したい情報（例えば、取引先名、日付、案件番号など）や管理に必要な情報を取得するための項目を任意で設計することが可能です。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のPDFファイル名に、フォームトリガーで取得した情報を変数として組み込んだり、固定のテキストを追加したりして、命名規則に沿ったファイル名を自動で設定できます。
- Dropboxのファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダを業務内容やファイルの種別に応じて、任意のフォルダパスに指定することが可能です。
■注意事項
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