特定のZoomミーティングが終了したら、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを自動追記する

■概要

Zoomミーティング終了後、録画データをGoogleカレンダーの予定に手作業で追記するのは手間がかかり、共有漏れも発生しやすいのではないでしょうか。特にミーティングが多い日には、この作業が大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了時に自動で録画リンクを取得し、該当するGoogleカレンダーの予定説明欄に追記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、録画共有の手作業に課題を感じている方
• Googleカレンダーでスケジュールと議事録情報を一元管理したいと考えている方
• ミーティング情報の共有漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の録画リンク追記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるリンクの貼り間違いや、Googleカレンダーへの追記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：録画が存在する場合など）に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで取得したレコーディング情報から録画リンクなどを抽出します。
7. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の詳細を取得する」アクションを設定し、対象となる予定の情報を取得します。
8. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新する」アクションを設定し、抽出した録画リンクを予定の説明欄に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えば特定のミーティングIDやトピック名を含む場合のみ処理を継続するなど、後続のフローを進行させる条件を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Zoomから取得したミーティングのレコーディング情報の中から、具体的にどの情報を（例：録画ファイルの再生用URL、パスワードなど）抽出するかを設定できます。
• Googleカレンダーの「予定を更新」オペレーションでは、説明欄に追記する録画リンクの前後に固定の文言を追加したり、ミーティング名や開催日時といった前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• ZoomとGoogleカレンダーをそれぞれYoomと連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。