■概要
フォームからの回答内容は、一つ一つ手作業で確認し、不備がないかチェックするのに手間がかかるのではないでしょうか。
また、目視での確認作業は、重要な情報を見落とすリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでAIが自動的に回答内容のバリデーションチェックを行います。
さらに、その結果をGmailで担当者に通知するまでの一連の流れを自動化できるため、手動作業時のミス発生のリスクを未然に防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応で、回答内容の確認作業に多くの時間を費やしている方
- 手作業によるバリデーションチェックでの確認漏れや誤りを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
- AIを活用して、フォーム処理業務の効率化と迅速化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後のバリデーションチェックと関係者への通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
- AIによる客観的な基準での自動チェックを取り入れることで、人による確認漏れや判断の揺らぎといったヒューマンエラーのリスクを低減し、対応品質の安定化に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、フォームの回答内容を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したフォームの回答内容をAIがバリデーションチェックするように指示します。
- 続いて、分岐機能を設定し、AIによるバリデーション結果（例：問題なし、要確認など）に応じて、その後の処理を分けます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによるバリデーション結果を指定したメールアドレスに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、バリデーションの基準やチェック項目などをプロンプトとして具体的に指示することができ、前段のフォームトリガーで取得した回答内容を変数として埋め込むことで、動的なチェックが可能です。
- 分岐機能では、AIによるバリデーション結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか、数値が範囲内かなど）に応じて、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文にフォームの回答内容やAIによるバリデーション結果などの情報を変数として挿入することで、状況に応じた通知内容を作成することが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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