■概要

Googleフォームで収集した複数のPDFファイルを一つにまとめ、手作業でDiscordに送信する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや送信ミスといった課題も生じやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、関連するPDFファイルのダウンロードから結合、そしてDiscordへの通知までを自動化し、これらの業務課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPDFファイルを収集し、手作業で結合・共有している担当者の方
• Discordを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
• ファイル管理や通知といった定型業務を自動化し、本来の業務へ注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、PDFのダウンロード、結合、Discordへの送信までの一連の流れが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル操作や宛先指定が不要になるため、ファイルの取り違えや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGoogleフォーム、Google Drive、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に紐づく1つ目のPDFファイルを指定してダウンロードします。
4. さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを追加し、同様にGoogleフォームの回答に紐づく2つ目のPDFファイルを指定してダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、前のステップでダウンロードした複数のPDFファイルを指定して一つのファイルに結合します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、監視対象とするフォームを任意に指定することが可能です。
• データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合処理後のファイル名について、Googleフォームで取得した回答内容などの情報（例：申請者名や日付など）を変数として動的に設定したり、任意の固定値をファイル名に含めたりすることができます。
• Discordへのファイル送信オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、送信メッセージの本文に固定のテキストを記述したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、通知内容を柔軟に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924