フォームから送信されたCSVファイルを特定の行数で分割し、Gmailに送信する

■概要

フォームから送信された大量のデータをCSVファイルで受け取った後、手作業で特定の行数ごとに分割し、関係者にメールで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、その都度同じ作業を繰り返すのは非効率であり、ミスが発生する可能性も高まります。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、CSVファイルの分割からGmailでのメール送信までを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集したCSVデータを手作業で分割・送信しており、時間を要しているご担当者の方
• CSVファイルの分割やメール送信といった定型業務のミスを減らし、効率化したい方
• 手作業による情報共有プロセスを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからのデータ受け取り後、CSVファイルの分割とGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイルの分割作業やメールの宛先設定、添付作業における人為的なミスを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomのAI機能の「CSVを操作する」アクションを設定し、フォームから受信したCSVファイルを指定した行数で分割する1回目の指示をします。
4. さらに、オペレーションで再度YoomのAI機能の「CSVを操作する」アクションを設定し、フォームから受信したCSVファイルを指定した行数で分割する2回目の指示をします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、分割されたCSVファイルを添付して、指定した宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、収集したい情報に応じて、テキスト入力欄、選択式、ファイルアップロードなど、任意の項目を自由に設定してください。
• YoomのAI機能である「CSVを操作する」では、CSVファイルを分割する行数や、分割後のファイルから特定の情報を抽出するなど、実行したい処理内容をプロンプトで具体的に指示できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を自由に設定可能です。件名や本文には、フォームで入力された情報や、前のステップでCSVファイルから取得した情報を変数として組み込むこともできます。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら