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「重要なタスクの期限が迫っているのに、関係者へのリマインダー送信を忘れてしまった…」
「毎日、毎週、決まった内容のメールを手作業で送るのが面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、リマインダーメールの送信に関する業務で、抜け漏れや手間に悩んでいませんか？
もし、タスク管理ツールの期限やカレンダーの予定などをきっかけに、設定した内容のリマインダーメールをGmailから自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、重要なタスクの抜け漏れを防ぎつつ、より付加価値の高い業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailでリマインダーを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Asanaでタスクの期限が近づいた際に、担当者へリマインドメールをGmailから自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Asanaのマイアプリ連携】
【Gmailのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ここでは、Asanaの期限が近い未完了タスクを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ワークスペースID」と「プロジェクトID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「期日」を設定します。
今回は、入力欄をクリックして表示される「日付」を設定し、明日までの未完了タスクを取得するよう設定しました。
ここで、Asanaの画面に移動し、先ほど設定した期限までの未完了タスクを取得するため、指定したプロジェクトにテスト用にタスクを作成してください。
今回は以下のタスクを作成しました。
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように特定の期日までの未完了タスクを取得できます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
