「重要なタスクの期限が迫っているのに、関係者へのリマインダー送信を忘れてしまった…」
「毎日、毎週、決まった内容のメールを手作業で送るのが面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、リマインダーメールの送信に関する業務で、抜け漏れや手間に悩んでいませんか？
もし、タスク管理ツールの期限やカレンダーの予定などをきっかけに、設定した内容のリマインダーメールをGmailから自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、重要なタスクの抜け漏れを防ぎつつ、より付加価値の高い業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailでリマインダーを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaのタスク期限をトリガーにGmailでリマインダーを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaでタスクの期限が近づいた際に、担当者へリマインドメールをGmailから自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AsanaとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、正しく起動するかを確認
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：AsanaとGmailのマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Asanaのマイアプリ連携】
【Gmailのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Asanaのアクション設定
ここでは、Asanaの期限が近い未完了タスクを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ワークスペースID」と「プロジェクトID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「期日」を設定します。
今回は、入力欄をクリックして表示される「日付」を設定し、明日までの未完了タスクを取得するよう設定しました。
ここで、Asanaの画面に移動し、先ほど設定した期限までの未完了タスクを取得するため、指定したプロジェクトにテスト用にタスクを作成してください。
今回は以下のタスクを作成しました。
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように特定の期日までの未完了タスクを取得できます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：テキストを生成する設定
ここでは、生成AIを用いて、先ほど取得したタスクを日付の早い順に並び替える設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳細は以下のリンクをご確認ください。
次に、「プロンプト」の設定を行います。
プロンプトは既に設定されていますが、自由にプロンプトを設定しましょう。
以下のように先ほど取得した値を使用して、設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：Gmailのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、期限の近いタスクのリマインドをGmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
- To：通知先となるメールアドレスを直接入力
- CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
- 差出人の名前：差出人の名前を設定
- 件名：通知するメールの件名を設定
- 本文：任意の文章を設定
※任意で作成した文章とテキスト生成で取得した値を引用します。自由に設定してください。
※「日付変数」は入力欄をクリックすると表示されます。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「宛先」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
GmailのAPIを使ったその他の自動化例
GmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Gmailを使った自動化例
特定のスケジュールに合わせてMicrosoft Excelやスマレジ・タイムカードから情報を取得し、Gmailで一括送信や給与明細の送付を自動化できます。また、Gmailでお問い合わせメールやPDFを受信した際に、Slackへの通知やGoogle スプレッドシートへのデータ追加、ClickUpでのタスク作成などを自動で行うことも可能です。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでお問い合わせメールを受信したら、Slackに通知する」ワークフローは、顧客からの問い合わせ対応をスムーズにするための業務ワークフローです。
Gmailで受信した大切なお問い合わせメールをリアルタイムでSlackに自動通知することで、チーム全体が迅速に対応できるようになります。
これにより、メールの見落としや対応の遅れを防ぎ、顧客満足度の向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くのお問い合わせメールを管理しており、対応状況をチームで共有したい方
・Slackを日常的に活用しており、メール通知を一元管理したいチームリーダー
・顧客対応のスピードを向上させ、業務の効率化を図りたいカスタマーサポート担当者
・メールの見逃しを防ぎ、確実に対応を行いたい中小企業の経営者
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った特定のメールを、都度ClickUpにタスクとして登録する作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけにClickUpのタスク作成を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・ClickUpとGmailを連携させ、メール起点のタスク作成業務を自動化し、対応漏れを防ぎたい方
・顧客からの問い合わせメールなどを起点に、迅速なタスク割り振りを行いたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、受信したPDFを自動的に文字データに変換できます。
変換結果がGoogle スプレッドシートに追加されるため、データ整理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使って業務連絡や書類受信を行っている方
・PDF書類の内容を迅速に把握し、情報を整理・管理したい方
・Google スプレッドシートを使ったデータ管理に馴染んでいる方
・PDF資料を手動で読み取る手間を省きたいと考えている方
・効率的に情報を収集し、スピーディに業務を進めたいと考えている方
・特に経理部門や営業部門で、受信書類の内容をデータベース化して活用したい方
■注意事項
・GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや資料請求の情報を、一件ずつ手作業でBrevoのリストに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、特定のGmail受信をトリガーとして、Brevoへのコンタクト作成を自動化し、こうした課題を解消します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、BrevoとGmailを連携させて顧客情報を迅速かつ正確に管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したリード情報を手作業でBrevoに登録しているマーケティング担当者の方
・BrevoとGmail間のデータ転記における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
・Webフォームからの通知メールをもとに、顧客リストを自動で更新し効率化したい方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
Klaviyoでプロフィールが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Klaviyoでプロフィールが作成されたらGmailで通知する」フローは、マーケティング活動を支える効率的な業務ワークフローです。Klaviyoに新しい顧客プロフィールが登録されると、自動的にGmailで通知が送信されます。これにより、迅速にフォローアップやパーソナライズされたコミュニケーションが可能となり、業務のスムーズな運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Klaviyoを活用して顧客データを管理しているマーケティング担当者
・新規顧客登録時に即座に通知を受け取りたい営業チーム
・KlaviyoとGmailの連携を手動で行っており、効率化を図りたい企業
■注意事項
・Klaviyo、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しGmailで送信する
試してみる
■概要
「Zoom会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しGmailで送信する」ワークフローは、会議の内容を効率的に整理し、関係者へ自動で共有する業務ワークフローです。
Zoomで行われた会議の議事録作成は手間がかかり、内容を漏らさず正確にまとめるのは難しいこともあります。
このワークフローを活用することで、会議終了後にAIが自動的に議事録を要約し、指定の形式で作成します。
その後、Gmailを通じて関係者に迅速に送信することが可能です。
これにより、議事録作成の負担を軽減し、情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用して会議を行い、議事録作成に時間を取られているビジネスパーソンの方
・会議内容を正確かつ迅速に共有したいと考えているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・AIを活用して業務の効率化を図りたいと考えているIT担当者や経営者の方
・手動で議事録を作成する際にミスを防ぎたいと考えている企業の管理職の方
・Gmailを日常的に使用しており、メールでの情報共有を円滑に進めたいと考えているビジネスユーザーの方
■注意事項
・Zoom、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
■概要
Microsoft Excelで管理しているメールリストをもとに、Gmailで一件ずつメールを送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、他の業務を圧迫することはないでしょうか。
このワークフローは、定期的なスケジュールをトリガーにして、Microsoft Excelのメールリストから情報を自動で取得し、Gmailで一括送信する処理を自動化します。
定型的なメール配信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelのリストをもとにGmailで定期的なメール配信を手作業で行っている方
・メールマガジンや案内など、特定のリストへの一斉送信業務を効率化したいと考えている方
・手作業による宛先の設定ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を取得し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
毎月の給与計算後の明細発行と従業員への送付業務は、重要な一方で時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
スマレジ・タイムカードを利用していても、手作業での送付には手間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を自動で取得し、Gmailで各従業員に送付する一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを利用し、毎月の給与明細の送付業務に手間を感じている経理・労務担当者の方
・給与明細の送付プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
・手作業による送付ミスを防止し、給与明細の配布を正確かつ効率的に行いたいチームの管理者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
タスク管理ツールとGmailを連携してリマインダー送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの期限確認やリマインド連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れを防ぐことができます。
これにより、チーム全体のタスク遂行率が向上し、プロジェクトを円滑に進めるための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしリマインダー業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Asana以外のプロジェクト管理ツールを連携できますか？
A：
はい、Asana以外のツールも連携可能です！例えば、Trelloを連携できます！
Q：SlackやChatworkに通知を送ることは可能ですか？
A：
はい、可能です。Yoomは様々なアプリと連携可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
