フォームから送信されたPDFを結合し、OneDriveに格納する

■概要

フォームからのデータ提出は便利ですが、複数のPDFを一つにまとめ、特定の場所に手作業で格納する業務は手間がかかり、時にはミスの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でPDFファイルが結合され、OneDriveの指定フォルダへ格納されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム機能を利用し、定期的にPDFファイルを受領・管理している方
• 複数のPDFファイルを手作業で結合し、OneDriveへ格納している担当者の方
• ファイル管理業務を自動化し、コア業務へ集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、PDFの結合からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの選択ミスや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを一つにまとめます。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能の設定では、収集したい情報に応じて質問内容を自由にカスタマイズできます。
• データ操作・変換機能のファイル結合設定では、結合対象とするファイルや、結合後のファイル名を固定値だけでなく、フォームの回答内容（アウトプット）を利用して動的に設定することが可能です。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先のドライブIDやフォルダを示すアイテムIDを指定したり、ファイル名をフォームの回答内容（アウトプット）に基づいて柔軟に設定したりできます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924