■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画データのURLをSalesforceの案件情報に手動で紐付ける作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ミーティングの頻度が高い場合、この作業負担は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが終了した際に、録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトをSalesforceへ自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談や会議が多く、録画情報をSalesforceで管理している営業担当者の方
- ミーティング後の情報整理やSalesforceへのデータ入力に時間を要しているチームリーダーの方
- 手作業による情報登録のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後のSalesforceへの情報入力とカスタムオブジェクト作成が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 録画URLの転記ミスやカスタムオブジェクトの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、指定したユーザーのZoomミーティングが終了したことを検知します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：トピックに案件が含まれるなど）に基づいて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画ファイルに関する情報（録画URLなど）を取得します。
- 最後に、Salesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。取得したミーティング情報や録画URLをSalesforceの指定したカスタムオブジェクトに新しいレコードとして自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定「ミーティングが終了したら」では、通知を受け取る対象のメールアドレスを任意で設定してください。これにより、特定のユーザーのミーティング終了を起点にフローが起動します。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件でSalesforceへのレコード作成処理に進むかを定義するため、分岐条件を任意で設定してください。例えば、特定のキーワードがミーティング名に含まれている場合のみ処理を実行する、といった設定が可能です。
- Salesforceでカスタムオブジェクトのレコードを作成するオペレーションでは、実際に情報を登録したいカスタムオブジェクトのAPI参照名、レコードに含める具体的な情報（どの項目に録画URLをマッピングするかなど）、そして接続するSalesforce組織のマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
- データコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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