■概要
日々の業務で受信する多くのメールから必要な情報を手作業でClickUpにタスクとして登録し、関連ファイルを添付する作業は、時間もかかり、時には入力ミスや添付漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、内容をAIが解析しClickUpへのタスク作成とファイル添付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの業務依頼が多く、ClickUpへのタスク登録に手間を感じている方
- 手作業によるClickUpへのタスク作成やファイル添付でミスを減らしたい方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からClickUpへのタスク作成、ファイル添付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるタスクの登録漏れや内容の誤り、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件でメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを該当タスクに自動で添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、特定のキーワードや送信元メールアドレスなど、任意の条件を設定し、その条件に合致する場合のみ後続のフローを実行させることが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メールの件名や本文から、タスク名、担当者、期限、詳細など、どのような情報を抽出項目として指定するかを柔軟に設定できます。
- ClickUpの「タスクを作成」アクションでは、タスク名や説明文に固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として埋め込んだりするなど、詳細なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- ClickUpとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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