Zoomでミーティングが終了したら、収録データのダウンロードURLと概要を含む情報をHubSpotのコンタクトに登録する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画データの確認や内容の要約、そしてHubSpotへの顧客情報登録といった一連の作業に手間を感じていませんか。
これらの手作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、ミーティング終了をトリガーに、Zoomの収録データURLとAIが生成した概要をHubSpotのコンタクトへ自動で登録できます。
作業負担の軽減と管理データの精度向上が見込めるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンラインミーティングが多く、議事録作成や情報共有に時間を要している方
• HubSpotを顧客管理に利用し、ミーティング内容の手動入力に非効率を感じている方
• ミーティング後のフォローアップ業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後のレコーディング情報の取得からHubSpotへの登録までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、HubSpotに登録される顧客情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、収録データのダウンロードURLなどを取得します。
4. 続いて、AI機能「テキストを生成する」を選択し、取得したミーティング情報をもとに概要を作成します。
5. 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、取得したダウンロードURLと生成された概要を該当コンタクトに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」では、Zoomから取得したミーティングのタイトルや内容といった情報をプロンプトに変数として組み込むことで、より状況に応じた動的な概要メッセージを作成することが可能です。
• HubSpotにコンタクト情報を登録する際、前段のステップで取得した様々な値を活用し、登録内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  • 詳細はこちらをご参照ください。