■概要
Zoomでのミーティング終了後、録画データの管理や顧客情報システムへの登録作業に手間を感じていませんか。
特に、これらの情報を手作業で連携させようとすると、時間もかかり、入力ミスや共有漏れも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが終了した際に、その収録データのダウンロードURLを含む情報をHubSpotのコンタクトへ自動で登録できるようになります。
作業完了までの時間が短縮され、コア業務へ注力できる時間を増やせるようになるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談やウェビナーが多く、録画データをHubSpotの顧客情報と紐付けて管理したい方
- ミーティング後の情報整理とHubSpotへのデータ入力を手作業で行っており、効率化を考えている方
- 定型的な作業を自動化し、その他の業務へ集中できる時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の情報取得からHubSpotへのコンタクト登録までの一連の流れが自動化されるため、業務負担の軽減が見込めます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、HubSpotへの顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」を選択し、特定のZoomミーティングが終了したタイミングでフローが起動するよう設定します。
- 次に、分岐機能を設定します。この分岐機能を利用することで、特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理を実行させることが可能です。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画データに関する詳細情報（ダウンロードURLなど）を取得します。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前段で取得した情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加が可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションを設定する際に、前ステップで種痘した情報を、変数として自由に埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
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