Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する

■概要

海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
• Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
• 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
• 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。