Airtableにレコードが登録されたら承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

■概要

Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で承認依頼をする作業は、手間がかかり、時には連絡漏れや遅延の原因にもなり得るのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコードの登録をトリガーに、承認依頼の送信から承認後のOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとOutlookを利用し、承認フローと通知業務に手間を感じている方
• 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 定型的な通知メールの作成と送信を自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード登録から承認、Outlookでのメール送信までの一連のプロセスを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• 手動での承認依頼やメール作成・送信における、宛先間違いや内容の誤記といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したベースのテーブルに新しいレコードが追加されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでYoomの「承認を依頼機能」を選択し、「承認を依頼する」アクションを設定します。ここで、承認者や依頼内容の詳細を設定します。
4. 承認が得られた後、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで宛先、件名、本文などを設定し、Airtableのレコード情報や承認結果に基づいたメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたいベースIDおよびテーブルIDを任意で指定してください。
• Yoomの承認を依頼するアクションでは、依頼内容の詳細に、Airtableから取得したレコードの情報（例えば、案件内容など）を変数として動的に組み込むことや、固定の依頼文を設定することが可能です。承認者も任意で設定できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、メールの宛先、件名、本文を自由に設定できます。Airtableのレコード情報や承認結果を変数として活用し、状況に応じたメール内容を自動生成することや、固定の文面を設定することが可能です。

■注意事項

• Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。